Sta jij bekend als de ultieme regelaar, iemand die altijd overzicht houdt en alles tot in de puntjes organiseert? Als Backoffice & Office Manager ben jij de drijvende kracht achter de schermen die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je werkt secuur, houdt van structuur en kunt schakelen tussen veel verschillende taken zonder de controle te verliezen. In deze dynamische functie ben je de steunpilaar van het team. Je ziet uitdagingen als kansen om te groeien en presteert het best onder druk. Klinkt dit als jouw droombaan? Lees snel verder.
Wie zijn wij?
Elevation Events ontstond uit de spontane chaos van een verjaardagsfeest van twee broers. En
inmiddels, na aardig wat verjaardagen en 16 jaar lang festivals organiseren, zijn zij nog steeds de
drijvende kracht achter meer dan 10 concepten en een pop-up club. Elevation Events is
uitgegroeid tot een toonaangevende organisatie die jaarlijks evenementen als Soenda,
Smeerboel, Orbit, Paradijs van het Zuiden, Duikboot, Joy x Flow, Oranjeroes, Ohm en De Leuke
organiseert. Daarnaast organiseren we maandelijks diverse clubavonden in Club WAS. in
Utrecht.
Wat houdt de functie dan precies in?
Als Backoffice & Office Manager ben jij de spil in het web van de organisatie, zowel op de
evenementenlocatie als op kantoor. Of het nu gaat om crewaccreditatie, het regelen van hot tubs,
het organiseren van het eindejaar uitje, de laatste afspraken maken met foodtrucks of het last
minute regelen van een reuzenrad, jij zorgt dat alles op tijd geregeld is! Je bereidt alles tot in de
puntjes voor en zorgt er tijdens show voor dat alles vlekkeloos verloopt. Geen dag is hetzelfde,
en dat is juist waar jij blij van wordt!
Wil je liever een lijstje met de belangrijkste taken?
Backoffice manager (75%)
Tijdens de voorbereiding van een aantal evenementen ben je verantwoordelijk voor:
– Voorbereiden en beheren van de crewaccreditatie;
– Opstellen van planningen en afspraken maken met diverse leveranciers, crew en
freelancers (denk hier o.a. aan foodtrucks, financieel team, crewcateraar, merkactivaties
en creatieve partijen);
– Het bedenken en regelen van creatieve randprogammering op de festivals;
– Ondersteunen van producent tijdens productiedagen en shows;
– Afhandelen van administratie en financiën na afloop van de evenementen;
– Bewaken van je eigen productiebudgetten;
– Begeleiden van een stagiair binnen het productieteam;
Office manager (25%)
– Zorgen voor een goed georganiseerde en fijne kantooromgeving;
– Verzorgen en regelen van alle praktische zaken, zoals voorraadbeheer,
kantoorbenodigdheden, schoonmaak en onderhoud van kantoor;
– Onboarding van nieuwe collega’s, door jou voelt iedereen zich meteen thuis!;
– Organiseren van borrels, bedrijfsuitjes, teammeetings en trainingen;
Wat breng jij mee?
– Je bent enthousiast, energiek en houdt van aanpakken;
– Je kunt je mannetje staan, werkt nauwkeurig en bewaart het overzicht, ook in hectiek;
– Je beschikt over mbo of hbo werk- en denkniveau
– Je hebt minimaal één jaar ervaring in een backoffice of productie gerelateerde rol binnen
de evenementenbranche, of je bent supergemotiveerd om het te leren;
– Je werkt graag samen met verschillende partijen, van leveranciers tot creatieve partijen;
– Je bent inzetbaar op kantoor én op locatie;
– Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands;
– Je hebt een rijbewijs (B);
– Je hebt ervaring met In2Event of vergelijkbaar programma (pré);
– Je woont bij voorkeur in (de buurt van) Utrecht (pré);
Wat krijg je van ons?
– Een veelzijdige functie in een bruisende en creatieve branche op een fantastische
werkplek centraal in Utrecht;
– Een goed marktconform salaris inclusief pensioenregeling;
– Een dagelijks uitgebreid verzorgde lunch;
– Macbook van de zaak;
– 24 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband) en extra compensatiedagen na een
productie;
– Een hecht en enthousiast team waarmee je samenwerkt aan toonaangevende festivals;
– Diverse teambuilding dagen, borrels en legendarische uitjes met het team én met
partnerorganisatoren;
– Reiskostenvergoeding;
– Toegang tot de leukste evenementen;
– Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en groei;
Elevation Events streeft naar een team waar mensen met zoveel mogelijk verschillende
ervaringen en perspectieven samenkomen. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de
kandidaat die de diversiteit binnen het team versterkt.
Geïnteresseerd?
Stuur vóór 6 augustus je CV en motivatiebrief als één PDF naar jobs@elevation-events.com.
We streven ernaar om de eerste gesprekken plaats halverwege augustus plaats te laten vinden.
Heb je vragen over de functie? Neem contact op met Bas Vuurmans onder vermelding van
“Backoffice & Office Manager” via jobs@elevation-events.com.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
