Artist handling & Backoffice productie medewerker

Als medewerker Artist Handling en Backoffice ben jij de onmisbare schakel achter de schermen die zorgt dat alles soepel verloopt. Nauwkeurig werken is jouw tweede natuur en je geniet ervan om met allerlei verschillende taken bezig te zijn zonder de controle te verliezen. In deze veelzijdige rol ben je de steunpilaar voor zowel de artiestenprogrammeur als de producenten. Je ziet uitdagende situaties als kansen om te groeien. Wanneer de druk toeneemt, voel jij je juist op je best en kom je echt tot bloei. Als regelaar pur sang breng je orde en structuur in een wereld vol creativiteit. Klinkt dit als jouw ideale baan? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wie zijn wij?

Elevation Events ontstond uit de spontane chaos van een verjaardagsfeest van twee broers. En inmiddels, na aardig wat verjaardagen en 16 jaar lang festivals organiseren, zijn zij nog steeds de drijvende kracht achter meer dan 10 concepten en een pop-up club. Elevation Events is uitgegroeid tot een toonaangevende organisatie die jaarlijks evenementen als Soenda, Smeerboel, Orbit, Paradijs van het Zuiden, Duikboot, Joy x Flow, Oranjeroes, Ohm en De Leuke organiseert. Daarnaast organiseren we maandelijks diverse clubavonden in Club WAS. in Utrecht.

Wat houdt de functie dan precies in?

In deze afwisselende combifunctie ondersteun je zowel de programmeur als het productieteam. Ongeveer 75% van je tijd besteed je aan artisthandling en de overige 25% aan backoffice productie taken. Als artist handler ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van artiestencontracten, het boeken van vluchten en hotels, en de coördinatie van het artistteam. In je rol als backoffice productiemedewerker draag je o.a. de eindverantwoordelijkheid voor de crewaccreditatie van festivals, maak je planningen/briefings voor diverse leveranciers en ben je op de showdag het aanspreekpunt voor foodtrucks, creatieve partners, het finance-team, de Centrale Post en andere crewleden en leveranciers. Daarnaast regel je de catering voor de crew en artiesten tijdens de opbouw, afbouw en de showdagen. Je bereidt alles zorgvuldig voor op kantoor, zodat tijdens de festivals alles op locatie soepel verloopt.

Heb je liever een lijstje met de belangrijkste taken?

• Verwerken van facturen en contracten van artiesten;
• Boeken van vluchten en hotels voor artiesten;
• Verzorgen van alle informatieverstrekking naar artiesten en agenten;
• Samenstellen en aansturen van het artiestenteam op de showdag;
• Verzorgen van de crewaccreditatie;
• Contact onderhouden met publiekscateraars en crewcatering;
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden;
• Producties draaien op festivals en clubevenementen.

Jij…

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in artist handling, backoffice-werk of een vergelijkbare functie bij een evenementenorganisatie. Dit is een vereiste voor deze functie;
• Hebt ervaring in In2Event;
• Jij bent een echt organisatietalent en werkt altijd nauwkeurig, zelfs als je met meerdere taken tegelijk bezig bent;
• Je houdt van structuur en weet als geen ander het overzicht te bewaren, ook onder druk;
• Stressbestendig is jouw tweede naam; deadlines en hectiek brengen jou niet van je stuk;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en weet goed samen te werken met verschillende partijen, van artiesten tot leveranciers;
• Flexibiliteit is jouw kracht; je schakelt moeiteloos tussen kantoorwerk en ondersteuning op locatie;
• Jij bent de spil die zorgt dat alles soepel verloopt, van voorbereiding tot uitvoering;
• Spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels;
• Bent woonachtig in Utrecht (of directe omgeving).

Dit krijg je van ons:

• Een veelzijdige functie in een bruisende en creatieve branche op een fantastische werkplek centraal in Utrecht;
• Een goed marktconform salaris inclusief pensioenregeling;
• Een dagelijks uitgebreid verzorgde lunch;
• Macbook van de zaak;
• 24 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband) en extra compensatiedagen na een productie;
• Een hecht en enthousiast team waarmee je samenwerkt aan toonaangevende festivals;
• Diverse teambuilding dagen, borrels en legendarische uitjes met het team én met partnerorganisatoren;
• Reiskostenvergoeding;
• Toegang tot de leukste evenementen;
• Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en groei;

Elevation Events streeft naar een team waar mensen met zoveel mogelijk verschillende ervaringen en perspectieven samenkomen. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen het team versterkt.

Is dit wat voor jou? Dan horen we graag van je!

De inschrijving voor deze vacature is gesloten.

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met o.v.v. Artist Handling & Backoffice Productie Medewerker via jobs@elevation-events.com.